Forderungsmanagement: DienstleisterInnen kämpfen immer wieder mit KundInnen, die Rechnungen nicht bezahlen. Und umgekehrt sind auch immer wieder KundInnen sehr unzufrieden mit den erbrachten Leistungen und sind nicht bereit zu bezahlen. Und manche nutze einfach einen Trick aus Japan, um mit Kampfpreisen aus günstigen Aufträgen hinterher mehr Geld herauszuschlagen.
Sandra hat mit Anwalt Carsten Lexa über das Thema Forderungsmanagement gesprochen. Dieser gibt hilfreiche Tipps und Tricks rund um die Materie und erklärt, warum man nicht immer zwangsweise einen Anwalt einschalten sollte.
Forderungsmanagement – Wann darf ich Rechnungen von DienstleisterInnen kürzen?
Rechtlich darf eine Rechnung gekürzt werden, wenn eine Leistung erbracht wurde, die nicht den Vorstellungen des Auftraggebers entspricht. Bevor die Rechnung gekürzt werden kann, muss jedoch überprüft werden, ob der Dienstleister noch die Möglichkeit hat die Leistung so zu erbringen, wie sie ursprünglich geplant war oder ob eine Nachbesserung in Frage kommt. Der Dienstleister hat dann die Möglichkeit eine Nachbesserung seiner Arbeit vorzunehmen. Wenn danach immer noch keine Lösung in Sicht ist, dann kann man unter bestimmten Voraussetzungen eine Minderung geltend machen.
Was kann ich tun, wenn ich mit einer Leistung nicht zufrieden bin?
Leistungen müssen so erbracht werden, wie sie vereinbart wurden. Wenn das der Dienstleister nicht hinbekommt, dann muss dieser jemanden suchen, der die gewünschte Leistung erbringen kann. Wichtig ist, dass man überprüft, was tatsächlich vereinbart worden ist.
Empfehlenswert ist ein Gespräch zwischen Kunde und Dienstleister, um vor Leistungserbringung die Rahmenbedingungen zu vereinbaren.
Wird die Leistung nicht zufriedenstellend erbracht, dann sollte man sich als Kunde die folgenden Fragen stellen:
- Was war die Leistung?
- Wie waren die Abläufe?
- Welche Beweise habe ich? (E-Mails)
Um einen Mangel geltend zu machen, muss man sich als Kunde einen Vorteil sichern und den Prozess zu seinen Gunsten gestalten.
Wie kann ich meinen Anspruch auf Leistungserfüllung sichern?
Eine Form sich abzusichern, ist es Leistungen, die erbracht werden mit gleichwertigen Gegenleistungen zu vergüten. So kann man beispielsweise 10% bei Abschluss des Vertrages anzahlen, 25% beim ersten erbrachten Meilenstein,… usw.
Wenn es um größere Summen geht, dann kann man die Zahlungen auch an einen Treuhänder weitergeben. Man muss sich vorab immer überlegen, wie man das Risiko, das man eingeht, möglichst klein halten kann.
Anwalt Lexa empfiehlt möglichst kleine Schritte zu gehen, wenn es um Zahlungen geht. Ist erstmal eine Vertrauensbasis da, dann können die Schritte nach und nach größer werden.
Was kann ich als DienstleisterIn tun, um meine vereinbarte Leistung entgolten zu bekommen?
Tipp 1: Es ist immer hilfreich eine klare Vereinbarung zu machen. In dieser sollte stehen, wann bezahlt werden muss und welche Leistung genau erbracht wird. Wenn man klare Regelungen zur Vergütung hat, dann kann man sich später auf diese berufen.
Tipp 2: Wenn ein Problem vorliegt, dann sollte man den Prozess nicht zu spät starten, um an sein Geld zu kommen. Viele Dienstleister warten oft Monate bis sie ihre Forderungen stellen und das ist schlichtweg zu lange. Wird eine Rechnung nicht innerhalb des Zahlungsziels beglichen, dann sollte innerhalb einer Woche die erste Mahnung verschickt werden. Zusätzlich rät Anwalt Lexa den Kunden anzurufen und nachzufragen, warum nicht bezahlt wurde. Wenn trotz allem weiterhin keine Zahlung eingeht, dann kann man ein Verfahren einleiten lassen.
Wichtig ist es jedoch immer vorab den persönlichen Kontakt zum Kunden zu suchen und diesen auf die Zahlungsversäumnis aufmerksam zu machen.
Was tun, wenn Mehrleistungen zur Erfüllung des Auftrags notwendig sind?
Wenn es zu einem Mehraufwand kommt, dann wird das oft erst danach besprochen. Wichtig ist es sofort mit seinem Kunden via E-Mail darüber zu sprechen. Auch wenn man nur vermutet, dass es zu einer Mehrleistung kommen wird, kann man das seinem Kunden in einer präventiven Nachricht mitteilen und ihn über einen möglichen Ausgang informieren. Ähnlich verhält es sich mit zeitlichen Verzögerungen, die erwartet werden.
Wenn man sich schützen möchte, dann kann man sich vor Mehrkosten absichern, indem man vertraglich regelt, dass Mehrkosten von beide Seiten unterschieben werden müssen.
Gute Verträge können Streitigkeiten bei unerwarteten Ausgängen vorbeugen.
Ab wann sollte ich im Zuge des Forderungsmanagement Inkasso-Dienst oder Anwalt einschalten?
Anwalt Carsten Lexa rät davon ab sofort einen Anwalt zu beauftragen, denn das führe zu einer Verhärtung der Fronten. Die Empfehlung ist ein etwas anderes Vorgehen. Wichtig sei es auf jedenfall zuerst persönlich mit dem Kunden zu sprechen. Man sollte immer schauen, ob noch die Möglichkeit einer Einigung bestehe. In vielen Fällen könne man so die gegenüberliegende Seite zu einem Kompromiss bewegen. Wenn dann noch immer nichts kommt, dann kann man den nächsten Schritt gehen und einen Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragen.
Warst du selbst schon einmal von einem dieser Themen betroffen? Dann teile uns gern deine ganz persönliche Erfahrung mit. Wenn du dich derzeit in einer Situation befindest, in der du rechtlichen Rat brauchst und nicht weiter weißt, dann kannst du dich auch direkt an Sandra oder Carsten wenden.
Herzlichst,
Michelle
